Ambiente Organizacional
A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO) contribui para a realização da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares MAIS eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, para uma melhor produção, uma melhor nutrição, um melhor meio ambiente e uma vida melhor, sem deixar ninguém para trás. Através dos seus escritórios nos países, ou representações da FAO, a FAO ajuda os governos a desenvolver políticas, programas e projectos para combater a fome e a subnutrição, e fornece apoio técnico para o desenvolvimento sustentável dos seus sectores agrícola, pesqueiro e florestal. As actividades dos escritórios da FAO nos países incluem a concepção e implementação de programas de campo adaptados ao país, a ligação com representantes dos doadores locais e actividades activas de sensibilização do público relacionadas com as iniciativas da FAO, como o Dia Mundial da Alimentação.
Localização: Maputo - Moçambique.
Duração: 12 meses
Linhas de Relatório
O Assistente do Gabinete Executivo reporta ao Representante da FAO em Moçambique e pode receber orientação de um Pessoal Sénior.
O titular atua de forma independente, toma decisões sobre prioridades de trabalho e exerce iniciativa para lidar com casos sem precedentes. A supervisão recebida concentra-se na qualidade dos resultados do trabalho. Ele/ela fornece orientação e aconselhamento a outros funcionários de apoio do escritório.
Foco Técnico
O titular trabalhará ativamente em estreita colaboração com um vasto leque de colegas da divisão/região, com unidades centrais e clientes externos, realizando e coordenando serviços de apoio administrativo e de gestão e fornecendo orientação e informação processual.
Tarefas e responsabilidades
Triagem de solicitações de agendamento com supervisor; manter o calendário do supervisor; confirmar horários mutuamente convenientes e marcar compromissos; receber visitantes; fazer e monitorar chamadas telefônicas; responder a perguntas e correspondência, muitas vezes de natureza sensível, confidencial ou técnica.
Coordenar serviços de apoio ao escritório para reuniões, treinamentos, seminários, comitês e projetos e eventos especiais; participar de reuniões, preparar atas, monitorar atividades de acompanhamento; tomar providências para edição formal, tradução de documentos e publicações.
Revisar, registrar, distribuir e processar correspondências e correspondências recebidas; acompanhamento de ações pendentes; preparar rascunhos de respostas para uma ampla gama de correspondências e outras comunicações, muitas vezes exigindo conhecimento de terminologias técnicas e/ou procedimentos de escritório detalhados; realizar funções de controle de qualidade para documentos de saída; revisar textos quanto à aderência ao formato, gramática, pontuação e estilo.
Desempenhar uma variedade de tarefas administrativas, por exemplo, prorrogações de contratos e pedidos de pessoal temporário, registo de licenças e presenças, preparação e acompanhamento de orçamento; coordenar com outras unidades para garantir o bom funcionamento e a expedição do trabalho dentro da unidade.
Pesquisar, compilar e organizar informações básicas e materiais de referência de diversas fontes para relatórios, resumos e discursos; gerar uma variedade de relatórios estatísticos e outros de vários bancos de dados.
Coordenar o trabalho do restante pessoal de apoio do escritório, estabelecer prioridades e garantir uma distribuição equitativa do trabalho; treinar novos funcionários nos procedimentos e práticas administrativas relevantes e fornecer assistência geral conforme necessário.
Criar e manter os sistemas de arquivo e referência da unidade de trabalho; revisar a eficiência dos procedimentos de escritório e fazer recomendações para melhorias; atualizar sites de escritório.
Desempenhar outras funções conforme necessário.
Requerimentos mínimos
Diploma universitário/diploma técnico/diploma do ensino secundário em negócios ou administração pública ou áreas afins.
Cinco anos de experiência relevante em trabalho de apoio administrativo/gestão.
Idiomas: conhecimento prático (proficiente - nível C) de inglês e português (língua oficial do país).
Nacional de Moçambique.
Competências Essenciais da FAO
Foco em Resultados
Trabalho em Equipe
Comunicação
Construindo Relacionamentos Eficazes
Compartilhamento de Conhecimento e Melhoria Contínua
Habilidades Técnicas/Funcionais
Capacidade de organizar o trabalho de forma sistemática, definir prioridades e cumprir prazos.
Capacidade de estruturar e transmitir informações num formato apropriado, garantindo precisão e consistência. Capacidade de comunicar adequadamente com funcionários de alto nível e de lidar profissionalmente com questões de protocolo.
Capacidade de realizar e gerir um elevado número de tarefas diversas e complexas e de lidar com um volume crescente de trabalho durante períodos de pico.
É necessário um alto nível de confiabilidade. Como muitas vezes é o primeiro ponto de contato com os questionadores, tanto de dentro como de fora da Organização, o máximo tato, discrição e cortesia são atributos pessoais essenciais.
Experiência de trabalho em mais de um local ou área de trabalho.
Extensão e relevância da experiência em trabalho de apoio de escritório/gestão.
Todos os candidatos devem possuir conhecimentos de informática/processamento de texto.
Prazo para inscrição: 09 de Março de 2024
Países da CPLP elegíveis para esta oportunidade: Moçambique.
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